Stampanti e multifunzione possono essere un vero e proprio “tallone d’Achille” per la protezione dati
Le stampanti e le multifunzione sono presenti in ogni ufficio e svolgono un ruolo fondamentale nella gestione della documentazione aziendale. Tuttavia, questi dispositivi possono rappresentare un rischio per la sicurezza dei dati personali, soprattutto alla luce del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati o GDPR.
Il GDPR impone alle aziende di proteggere i dati personali di clienti, dipendenti e fornitori durante tutti i processi aziendali compresi la stampa, la scansione e l’archiviazione dei documenti. Le stampanti multifunzione moderne sono spesso dotate di sistemi di memorizzazione (hard disk) che salvano temporaneamente o permanentemente i documenti scansionati o inviati in stampa.
Questi dati potrebbero essere accessibili a terze parti non autorizzate se non vengono adottate le giuste misure di sicurezza.
Stampanti in ufficio normativa Gdpr e Protezione Dati
Il Gdpr, è un regolamento dell’Unione Europea che ha lo scopo di proteggere i dati personali dei cittadini europei. Il Gdpr ha introdotto una serie di norme che le aziende devono seguire per garantire la sicurezza dei dati dei propri clienti.
L’ Art.32 del Gdpr stabilisce che le aziende devono garantire la sicurezza dei dati personali, adottando misure tecniche e organizzative appropriate per garantire la riservatezza, l’integrità e la riservatezza dei dati nonché vietare l’accesso non autorizzato ai dati.
Le violazioni del Gdpr possono comportare sanzioni pesanti: fino al 4% del fatturato annuo globale dell’azienda o 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore.
Perché stampanti e multifunzione possono essere vulnerabili
Stampanti e multifunzione sono ormai diventati strumenti essenziali in qualsiasi ambiente lavorativo. Tuttavia, non tutti sanno che questi dispositivi possono essere vulnerabili a diversi tipi di attacchi informatici.
Innanzitutto, le stampanti e multifunzione possono essere prese di mira da hackers che cercano di ottenere l’accesso alla rete aziendale. Questo perché la maggior parte di questi dispositivi sono connessi alla rete e possiedono una serie di porte di comunicazione aperte (es. porte USB).
Inoltre, sia le stampanti che le multifunzione possono essere utilizzate come punto d’ingresso per attacchi mirati ad altre aree della rete con l’obiettivo di colpire punti più critici come server e storage. Se un dispositivo viene compromesso, per esempio tramite il furto delle credenziali di accesso, gli hacker potrebbero sfruttare la sua posizione privilegiata per accedere ai dati presenti su altri dispositivi connessi alla stessa rete.
Infine, gli stessi dati contenuti nelle stampanti e nelle multifunzione possono rappresentare un obiettivo per gli attaccanti. Molti di questi dispositivi memorizzano copie delle ultime stampe effettuate o delle scansioni eseguite, che potrebbero includere informazioni sensibili come dati sanitari, documenti d’identità o informazioni aziendali importanti.
I modelli di stampanti multifunzione di fascia più alta inoltre possono disporre di funzioni di data storage tramite hard-disk e condividere dati e documenti con svariati utenti della rete aziendale.
Quali sono i 6 PUNTI CHIAVE per rendere il proprio parco stampanti Gdpr adeguato alla normativa e sicuro
Per minimizzare i rischi connessi alle vulnerabilità di stampanti e multifunzione è necessario adottare alcune misure tecniche ed organizzative.
I 6 punti chiave per proteggere e adeguare le proprie stampanti e multifunzione
Le misure per rendere una stampante gdpr compliance e sicura si possono riassumere in questi 6 punti principali:
1. Crittografia dei dati: La crittografia dei dati è uno dei metodi più efficaci per proteggere le informazioni sensibili che passano attraverso le stampanti multifunzione. Ciò significa che i dati vengono crittografati prima di essere inviati alla stampante e solo chi ha la chiave di decrittazione può accedere alle informazioni;
2. Autenticazione dell’utente: L’autenticazione dell’utente è un altro metodo importante per proteggere le stampanti multifunzione. Ciò significa che solo le persone autorizzate possono accedere alla stampante e alle sue funzioni in relazione alle policy di accesso stabilite dall’azienda. Questo può essere fatto attraverso l’utilizzo di password, o dispositivi finger printing per il rilevamento di impronte digitali e smart card;
3. Protezione della rete: La protezione della rete è essenziale per garantire la sicurezza delle stampanti multifunzione. Ciò può essere fatto attraverso l’utilizzo di firewall opportunamente configurati, antivirus e software anti-malware;
4. Software di sicurezza dedicati: è inoltre consigliabile utilizzare strumenti software dedicati alla gestione della sicurezza dei dispositivi di stampa. Questi strumenti consentono di monitorare l’attività delle stampanti e multifunzione, identificando eventuali tentativi di accesso non autorizzato ai dati personali;
5. Limitare le porte d’ingresso: praticamente tutte le stampanti, anche le più piccole, dispongono di porte USB per l’inserimento di dispositivi. Visto che, soprattutto le multifunzione, sono di solito dislocate in aree comuni e accessibili a chiunque, le porte USB potrebbero essere un punto d’ingresso molto vulnerabile. E’ quindi fondamentale limitare o meglio, bloccare l’uso di queste porte;
6. Distruggere i dati sensibili a fine vita: quando una stampante multifunzione viene sostituita o smaltita, è importante distruggere tutti i dati sensibili che possono essere presenti sulla stampante. Ciò può essere fatto attraverso l’utilizzo di software specializzato o distruggendo fisicamente il dispositivo.
…e non dimenticatevi la formazione!
Oltre a queste misure strettamente tecniche, è necessario anche formare ed istruire adeguatamente il personale che utilizza i dispositivi per esempio indicando chiaramente nelle policy aziendali le regole di autenticazione e le modalità di utilizzo dei documenti cartacei che vengono riposti nella stampante per le operazioni copia, scansione etc.
In definitiva sicurezza, privacy stampanti e multifunzione possono coesistere a patto che si inseriscano a pieno titolo nella propria strategia aziendale in materia di Cybersecurity e Normativa Gdpr, evitando così di lasciare varchi non protetti in cui possono incunearsi gli hackers e generare Data Breach anche gravi che possono produrre danni e sanzioni elevate.
Nei prossimi articoli vedremo anche come alcuni produttori, come Ricoh per esempio, hanno risolto queste problematiche con soluzioni mirate a gestire meglio questi aspetti.
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