Il ruolo dell’infrastruttura di stampa nel workflow aziendale
Gestire correttamente una infrastruttura di stampa implica avere sotto controllo diversi aspetti a partire dal monitoraggio degli apparati fino alla misurazione della user experience.
Stampanti e multifunzione non vanno considerati come semplici strumenti tecnologici o come periferiche singole che fanno storia a sé, bensì come cardini di un ingranaggio che è l’intera infrastruttura digitale, con i flussi documentali ben delineati all’interno dei processi aziendali.
Solo gestendo e ottimizzando al meglio la propria infrastruttura di stampa si può veramente ricavare quel valore aggiunto che può fare la differenza.
Per gestire e ottimizzare il miglior punto di partenza é abilitare in modo efficiente e sicuro la stampa ovunque ci sia la necessità: in ufficio, in cloud o da remoto. Per raggiungere questo risultato connettere gli utenti in modo fluido e integrato alle periferiche di stampa, rendendo immediati, semplici e sicuri i vari processi di stampa, scansione, archiviazione documentale e condivisione.
Monitorare e analizzare i dati è fondamentale
Per capire come ottimizzare la nostra infrastruttura di stampa è necessario disporre di dati da analizzare.
I software di monitoraggio stampanti sono un ottimo aiuto per analizzare l’utilizzo dei dispositivi di stampa fornendo dati fondamentali, non sempre forniti di default dai produttori, come tipologie di documenti, tipologie di utenti, sprechi, volumi, consumi, dati sulla sicurezza, prestazioni dei dispositivi stessi e tanto altro ancora.
Analizzando questi dati, si possono ottenere informazioni che possono aiutare ad ottimizzare la propria infrastruttura di stampa e valutare in che modo essa può agevolare l’automazione del flusso di lavoro, favorendo il percorso della transizione digitale.
Favorire la collaborazione fra reparto IT e Facilities
I tools facilities, inclusi nei software di monitoring, hanno il compito di tenere sotto controllo tutti i dispositivi che compongono l’infrastruttura di stampa ed, in particolare, in merito ai tempi di utilizzo, all’accessibilità ed alla fruibilità.
L’IT Manager si può quindi concentrare meglio su aspetti come sicurezza e gestione per aumentarne le prestazioni.
La piena integrazione dell’infrastruttura di stampa con l’ambiente digitale, nel senso più ampio, avviene quando i reparti IT, Hr e Facilities collaborano per avere una visione comune riguardo a come la stampa aggiunge valore ai flussi di lavoro digitali, aumenta la sicurezza e la sostenibilità, riducendo i carichi amministrativi.
La gestione automatizzata e semplificata dei flussi documentali genera maggiore efficienza e sicurezza, riduce i carichi di lavoro e consente di accedere alle funzioni di stampa e scansione ovunque si svolga il proprio lavoro.
Infrastruttura di stampa: quali aspetti valutare!
Gli aspetti da analizzare quando si deve valutare una infrastruttura di stampa sono:
- Efficacia dell’infrastruttura di stampa esistente nel contesto attuale;
- Vantaggi nel sostituire i dispositivi più vecchi;
- Conoscere le soluzioni commerciali ed eco-sostenibili presenti sul mercato;
- Individuare quali soluzioni software servono per agevolare la digitalizzazione dei documenti nel workshop aziendale.
Per valutare correttamente questi aspetti della nostra infrastruttura è necessario analizzare i dati raccolti dai software di gestione e monitoraggio, consentendo quindi ai reparti IT, HR, Amministrativi e Facilities di mettere a punto strategie innovative per ottimizzare i processi e aumentare efficienza e produttività.
Come valutare stampanti e multifunzione del parco printing
Oltre all’analisi dei dati è essenziale la valutazione dei dispositivi esistenti come anzianità, frequenza di utilizzo, ubicazione e sostenibilità.
Spesso questo compito viene assegnato ai Facility Manager, che sono più attenti alle tematiche logistiche e organizzative dell’ufficio e, quindi, ai dispositivi in sé e tanto non alle sue prestazioni.
Facility, HR e Finance Manager tenderanno a ridurre il numero di dispositivi in parallelo con la riduzione degli spazi, condizione questa correlata in particolare alla diffusione del lavoro flessibile o ibrido.
Difficilmente individueranno dispositivi sovrautilizzati o poco performanti, valutandone i reali carichi di lavoro e definendo interventi per ottimizzare l’infrastruttura di stampa e migliorare l’efficienza dell’ambiente di lavoro.
Analizzare le esigenze degli ambienti di lavoro moderni
Per ovvie ragioni, è difficile che i reparti IT abbiano il tempo di analizzare i dati disponibili per valutare le variazioni dei livelli di utilizzo e delle esigenze.
Ed è proprio in questo caso che un partner printing come La Tecnocopie può rivelarsi decisivo, fornendo risorse, tecnologie e competenze per integrare e interpretare i dati, per poter fornire ai nostri clienti informazioni che possono portare a favorire il processo decisionale.
Inoltre, possiamo proporre soluzioni flessibili e scalabili in grado di evolversi con le esigenze di workshop moderni, anche nei casi, sempre più frequenti, di lavoro in smartworking o ibrido.
Il valore aggiunto offerto da La Tecnocopie
Una gestione efficace dell’infrastruttura è vitale per ottimizzare e automatizzare gli elementi del processo di stampa, aumentando l’efficienza, riducendo i carichi di lavoro e adattando il parco stampanti alle esigenze degli ambienti di lavoro moderni.
La Tecnocopie, partner Ricoh da 40 anni, gestisce migliaia di dispositivi ogni giorno e può affiancare la tua azienda in modo sicuro ed efficiente verso la trasformazione digitale, aiutandola ad analizzare i dati di stampa esistenti, ponendo le domande giuste e individuando le specifiche esigenze di digitalizzazione e automazione dei processi aziendali.
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