Cominciamo col dire che non esiste DEMATERIALIZZAZIONE senza GESTIONE DOCUMENTALE.
La parola dematerializzazione è diventata una vera e propria ossessione, soprattutto nella Pubblica Amministrazione ma, anche nelle aziende private. In realtà non è solo questione di vincoli procedurali e normative bensì esistono dei reali e concreti vantaggi, soprattutto derivanti da una corretta introduzione delle moderne soluzioni di gestione documentale.
Fino a pochi anni fa, potersi vantare di essere un’azienda totalmente “paperless” poteva sembrare un obiettivo quasi irraggiungibile tanto che quando, ben 25 anni fa, ne parlò per la prima volta Bill Gates nel suo libro “Business @lla velocità del pensiero” in molti pensarono che era quasi utopia.
Ora, anche grazie all’enorme spinta della fattura elettronica, l’avvento di nuove tecnologie hardware e software, la disponibilità di servizi in Cloud e della banda larga, la semplificazione della firma digitale anche da mobile, nonché l’arrivo incalzante dell’Intelligenza Artificiale, l’evoluzione verso il “full digital” sembra molto più semplice e rapida anche se, la circolazione della carta sarà comunque ancora indispensabile per certi ambiti.
🧙♂️ Ma la carta non sparisce per magia!
Cos’è la gestione documentale
Il primo passo fondamentale verso la dematerializzazione non può che passare attraverso i software di gestione documentale, che consentono di archiviare digitalmente tutti i documenti, compresi quelli amministrativi e fiscali, e poterli poi ricercare, classificare, indicizzare e protocollare favorendo il recupero e l’utilizzo successivo con tutti gli ulteriori vantaggi che riassumiamo in sei punti.
I 6 VANTAGGI di gestione documentale e dematerializzazione
1. Aumentare l’efficienza e la produttività
L’adozione di un sistema di gestione documentale o DMS (Document Management System) riduce notevolmente i tempi per l’archiviazione documentale e la ricerca.
Uno studio dell’Institute of Finance & Management ha evidenziato che un lavoratore medio spende fra il 30 e il 40% del proprio tempo alla ricerca di informazioni contenute in email, in archiviazione e ricerca nei vari archivi fisici, schedari o anche solo in archivi digitali sparsi in varie cartelle del file system o in pc personali.
La possibilità di operare direttamente dalla propria postazione consente innanzitutto di ridurre gli spostamenti e avere un più facile accesso e recupero dei documenti.
Pertanto, il passaggio all’archiviazione digitale è in grado di migliorare la qualità del lavoro e la soddisfazione dei clienti di un’azienda.
Ridurre il tempo speso per l’archiviazione documentale, l’accesso e il recupero di documenti cartacei, consente ai dipendenti di impiegare il loro tempo per attività più produttive.
2. Accesso ai documenti in mobilità e da remoto
Software gestione documentale in Cloud
I sistemi di gestione documentale Cloud favoriscono la disponibilità delle informazioni anche da remoto consentendo ai collaboratori che lavorano in mobilità di accedere immediatamente ai documenti aziendali favorendo anche la condivisione.
Per la forza vendita, per esempio, questa possibilità si traduce in maggiore efficacia dell’azione commerciale potendo disporre di più informazioni, in tempo reale e condivisibili con il cliente.
La gestione documentale cloud rende il business mobile!
Pensate al commerciale che ha necessità di fornire al cliente una particolare brochure o scheda tecnica che non ha con sé e, magari, si trova all’estero. Potrebbe non chiudere immediatamente l’incontro dovendo aspettare il rientro in ufficio, trovare la documentazione, fare una scansione, inviare una mail e magari tornarci per concludere la trattativa…sempre che nel frattempo non abbia già comprato da qualcun altro!
La gestione documentale cloud consente di potenziare la forza lavoro in mobilità, con l’obiettivo di lavorare di più e meglio, indipendentemente da dove ci si trova.
3. Sicurezza dei dati
Avete mai pensato cosa può succedere se i vostri archivi prendono fuoco o si allagano i locali, compresa la sala server?
Eventi disastrosi come incendi, alluvioni o terremoti possono paralizzare o far fallire un’azienda. Molti ancora e purtroppo, soprattutto le piccole aziende poco strutturate, conservano una sola copia dei documenti in locale (sia digitale che cartaceo).
Se documenti chiave vengono cancellati o distrutti potrebbero essere insostituibili e comportare gravi danni per l’azienda!
Affidarsi ad una soluzione di gestione documentale, magari in Cloud, permette di avere un backup costante dei documenti e informazioni sempre disponibili.
Con la possibilità di memorizzare dati in cloud le aziende, in caso di emergenza, possono accedere alle informazioni sensibili per garantendone l’integrità e limitando accessi non autorizzati (es. attacchi ransomware).
4. La dematerializzazione è economica e green
Secondo uno studio dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano la fatturazione elettronica ha portato ad un risparmio di circa 8 €uro a documento, considerando i processi di emissione, invio, archiviazione e ricerca.
Riducendo la quantità di carta che viene utilizzata puoi risparmiare molto, oltre a ridurre l’impatto che la tua azienda ha sull’ambiente.
Avendo tutti i documenti organizzati digitalmente ed accessibili non vi sarà più bisogno di fare fotocopie, scansionare o archiviare i documenti cartacei.
E ora, se proprio si deve stampare, anche i sistemi di stampa più evoluti come la nuova generazione di stampanti multifunzione intelligenti, dispongono di funzioni di archiviazione documentale in Cloud, firma elettronica, print security e invio mail direttamente dai dispositivi di stampa collegati al network aziendale ed al web.
5. Gestione del workflow documentale
Per workflow (flusso di lavoro) si intende l’automazione di un processo di business, in tutto o solo in parte, durante il quale i documenti, le informazioni o i compiti passano da un partecipante ad un altro per compiere una determinata azione, secondo quanto specificato da un insieme di regole e algoritmi stabilite a priori.
Il workflow è quindi la mappatura di un processo (business process) ed è costituito da una serie di attività elementari (task), cicliche o alternative, da eseguire per ottenere un preciso risultato.
Gestire un workflow documentale riduce il rischio di latenze per dimenticanze o perdite dei documenti, facilitando gli utenti a compiere azioni al momento giusto intervenendo nel processo di modifica, consultazione e approvazione del documento attraverso notifiche o reminder.
6. Integrazione dei processi documentali
Digitalizzare la propria azienda permette inoltre di integrare i documenti con le diverse piattaforme e applicazioni presenti tra cui ERP, CRM, MRP, Logistica WMS, CAD-CAM etc.
In questo modo i documenti possono realmente inserirsi all’interno dei processi aziendali aumentando l’efficienza e l’informazione strutturata.
Conclusioni
Gestione documentale e dematerializzazione sono un po’ la “quadratura del cerchio” del processo di digitalizzazione già avviato da molte aziende prima, con l’introduzione il passaggio a sistemi ERP II Extended, CRM, WMS poi con la più recente digitalizzazione della fabbrica tramite l’Industry 4.0.
Vuoi maggiori informazioni su questi argomenti? ContattaciNon digitalizzare i documenti in un’azienda completamente automatizzata, sarebbe un po’ come avere un’auto costosissima e super prestazionale senza il cambio automatico.
